Khi doanh nghiệp quyết định tạm dừng hành trình kinh doanh trong một khoảng thời gian, việc đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo tính pháp lý cho quyết định này là thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. Trọng tâm của thủ tục này chính là việc chuẩn bị một bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh đầy đủ và chính xác theo quy định của pháp luật. Việc thiếu sót hoặc sai lệch thông tin trong hồ sơ không chỉ gây chậm trễ, phiền hà mà còn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích các thành phần cần thiết của bộ hồ sơ và những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị.

1. Tầm quan trọng của việc Chuẩn bị Đúng và Đủ Hồ sơ Tạm ngừng kinh doanh

Bộ hồ sơ không chỉ là những tờ giấy mang tính thủ tục, mà nó còn là bằng chứng pháp lý thể hiện ý chí và sự tuân thủ của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ mang lại nhiều ý nghĩa:

• Cơ sở để Cơ quan ĐKKD chấp thuận: Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ là điều kiện tiên quyết để Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) tiếp nhận và ra Thông báo chấp thuận việc tạm ngừng.
• Tránh Chậm trễ và Phiền hà: Hồ sơ thiếu sót hoặc sai quy cách sẽ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, làm kéo dài thời gian hoàn tất thủ tục, ảnh hưởng đến kế hoạch của doanh nghiệp.
• Đảm bảo Tính Pháp lý: Hoàn thành đúng thủ tục với bộ hồ sơ hợp lệ giúp việc tạm ngừng của doanh nghiệp được pháp luật công nhận, tránh các tranh chấp hoặc nghi ngờ về tình trạng hoạt động.
• Phòng ngừa Rủi ro Phạt: Việc nộp hồ sơ không đúng quy định có thể bị xem là vi phạm thủ tục đăng ký kinh doanh và dẫn đến xử phạt hành chính.
• Thể hiện sự Chuyên nghiệp: Một bộ hồ sơ chỉn chu, đúng quy định cũng thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật.

Nhiều doanh nghiệp thường gặp lỗi khi chuẩn bị hồ sơ như: sử dụng sai mẫu thông báo, thiếu Quyết định/Nghị quyết nội bộ, thông tin kê khai không khớp với đăng ký kinh doanh, thiếu chữ ký hoặc đóng dấu không đúng quy cách. Hiểu rõ yêu cầu về hồ sơ là bước đầu tiên để tránh những lỗi này.

2. Chi tiết các Thành phần trong Bộ Hồ sơ Tạm ngừng kinh doanh

Theo quy định tại Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh nộp cho Phòng ĐKKD bao gồm các thành phần cốt lõi sau:

a) Giấy tờ Chính (Bắt buộc):

• Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh/hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh:
  • Mục đích: Đây là văn bản chính thức doanh nghiệp gửi đến cơ quan ĐKKD để thông báo về ý định tạm ngừng.
  • Mẫu quy định: Phải sử dụng đúng mẫu Phụ lục II-19 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT ngày 04/01/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Việc sử dụng mẫu cũ hoặc tự soạn thảo là không hợp lệ.
  • Nội dung cần có:
    • Tên đầy đủ, mã số doanh nghiệp/mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (hoặc thông tin tương ứng của chi nhánh/VPĐD/địa điểm kinh doanh nếu chỉ tạm ngừng đơn vị phụ thuộc).
    • Thời gian đăng ký tạm ngừng: Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến (Lưu ý: Thời hạn mỗi lần thông báo không quá 01 năm – Khoản 1 Điều 66 NĐ 01/2021).
    • Lý do tạm ngừng (không bắt buộc nhưng nên ghi rõ để minh bạch).
    • Thông tin người đại diện theo pháp luật: Họ tên, chức danh, chữ ký và đóng dấu của doanh nghiệp.
• Quyết định/Nghị quyết của Cơ quan có thẩm quyền trong Doanh nghiệp:
  • Mục đích: Chứng minh việc tạm ngừng kinh doanh là quyết định chính thức, hợp pháp của cơ quan quản lý/chủ sở hữu doanh nghiệp, không phải ý chí đơn lẻ của người đại diện.
  • Yêu cầu theo loại hình (Căn cứ Khoản 2 Điều 66 NĐ 01/2021):
    • Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
    • Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên.
    • Công ty hợp danh: Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên.
    • Công ty Cổ phần: Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị.
    • (Doanh nghiệp tư nhân không yêu cầu văn bản này trong hồ sơ nộp cho cơ quan ĐKKD, nhưng chủ DNTN vẫn cần ra quyết định nội bộ).
  • Nội dung cần có: Ghi rõ việc thông qua chủ trương tạm ngừng kinh doanh, thời gian tạm ngừng, lý do (nếu có), và các nội dung khác liên quan (ví dụ: giao người đại diện thực hiện thủ tục). Phải có chữ ký của người có thẩm quyền theo Điều lệ công ty.
• Bản sao hợp lệ Biên bản họp (Đối với Công ty TNHH 2TV trở lên, Hợp danh, Cổ phần):
  • Mục đích: Đi kèm với Quyết định/Nghị quyết ở trên, Biên bản họp ghi lại quá trình thảo luận và biểu quyết thông qua việc tạm ngừng, thể hiện tính dân chủ và đúng trình tự thủ tục nội bộ theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
  • Nội dung cần có: Thời gian, địa điểm họp, thành phần tham dự, chủ tọa, thư ký, nội dung thảo luận về việc tạm ngừng, kết quả biểu quyết (số phiếu tán thành/không tán thành/không có ý kiến), chữ ký của chủ tọa và thư ký (hoặc các thành viên dự họp tùy theo quy định Điều lệ).
  • Hình thức: Bản sao có thể là bản sao y công chứng hoặc bản sao do doanh nghiệp tự đóng dấu xác nhận sao y bản chính.

b) Giấy tờ kèm theo (Nếu thuộc trường hợp cụ thể):

• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ:
  • Trường hợp áp dụng: Khi người trực tiếp mang hồ sơ đi nộp tại Phòng ĐKKD không phải là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
  • Nội dung: Ghi rõ thông tin người ủy quyền (Người đại diện theo pháp luật), người được ủy quyền (Họ tên, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, địa chỉ), nội dung ủy quyền (thực hiện thủ tục thông báo tạm ngừng kinh doanh tại cơ quan ĐKKD). Phải có chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền.
  • Kèm theo: Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) của người được ủy quyền.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thành phần hồ sơ tạm ngừng kinh doanh này là bước quan trọng nhất trong toàn bộ thủ tục tạm ngừng kinh doanh.

3. Những Lưu ý Đặc biệt khi Chuẩn bị Hồ sơ Tạm ngừng kinh doanh

Để đảm bảo hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng và tránh sai sót, doanh nghiệp cần lưu ý thêm các điểm sau:

• Kiểm tra Tính Thống nhất Thông tin: Thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật trên Thông báo, Quyết định, Biên bản họp phải khớp hoàn toàn với thông tin đã đăng ký trên Giấy CNĐKDN và Cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Xác định Chính xác Thời gian Tạm ngừng: Ngày bắt đầu và kết thúc phải rõ ràng, hợp lý và tuân thủ quy định không quá 1 năm cho mỗi lần thông báo.
• Đảm bảo Chữ ký và Con dấu Hợp lệ: Chữ ký trên các văn bản phải là của người có thẩm quyền theo đăng ký và Điều lệ. Con dấu phải được đóng đúng quy cách (trùm lên một phần chữ ký hoặc đóng vào phần ghi chức danh).
• Tuân thủ Trình tự Thủ tục Nội bộ: Quyết định/Nghị quyết và Biên bản họp phải phản ánh đúng trình tự ra quyết định theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
• Cập nhật Thông tin Doanh nghiệp Trước/Đồng thời (Nếu cần): Nếu doanh nghiệp có thay đổi thông tin đăng ký (địa chỉ, người đại diện, ngành nghề...) mà chưa làm thủ tục cập nhật, nên thực hiện trước hoặc đồng thời với việc nộp hồ sơ tạm ngừng để đảm bảo thông tin đồng bộ. Đặc biệt lưu ý: Đối với các doanh nghiệp có địa chỉ tại các khu vực vừa được sáp nhập, chia tách hoặc đổi tên theo Nghị quyết 60-NQ/TW (hiệu lực 12/4/2025), việc kiểm tra và đảm bảo địa chỉ trên hồ sơ tạm ngừng là địa chỉ theo tên đơn vị hành chính mới là rất quan trọng. Nếu Giấy CNĐKDN chưa được cập nhật, cần cân nhắc thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ trước hoặc hỏi ý kiến Phòng ĐKKD.
• Chuẩn bị Bản sao và Lưu trữ: Nên chuẩn bị thêm một bộ hồ sơ photocopy để lưu tại văn phòng và giữ cẩn thận Giấy biên nhận (nếu nộp trực tiếp), email xác nhận (nếu nộp online) và Giấy xác nhận tạm ngừng kinh doanh sau khi được cấp.

Sự cẩn trọng trong khâu chuẩn bị hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh được những phiền phức không đáng có.

4. Hỗ trợ Chuẩn bị Hồ sơ Tạm ngừng kinh doanh từ BCC Group

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ tạm ngừng kinh doanh đúng và đủ theo quy định pháp luật đòi hỏi sự am hiểu về luật doanh nghiệp và sự tỉ mỉ trong từng chi tiết. Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc không có bộ phận pháp chế riêng, việc này có thể tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn sai sót.

✅ BCCGROUP®- VP TƯ VẤN PHÁP LUẬT NGÀN và CỘNG SỰ CHUYÊN: Thành lập công ty, Thay đổi giấy phép kinh doanh; thành lập công ty nước ngoài, xin giấy chứng nhận đầu tư và làm giấy phép kinh doanh; Dịch vụ giải thể công ty, doanh nghiệp, Đăng ký bảo hộ thương hiệu, nhãn hiệu, logo. Dịch vụ kế toán, dịch vụ kê khai thuế, kiểm toán. Dịch vụ hành chính công Toàn Quốc 63 Tỉnh/thành trên cả nước và các Dịch vụ Luật sư => Chúng tôi giúp bạn có định hướng đứng vững trên bước đường lập nghiệp, để thành công.

✅ Chúng tôi là các luật sư, luật gia thuộc đoàn luật sư Thành phố Hồ Chí Minh, các chuyên gia hàng đầu Của các Trường ĐH Luật TP.HCM. Kinh tế, Thuế, Toà Án ... am hiểu sâu trong lĩnh vực tài chính, kế toán thuế, pháp lý, pháp luật …vv

✅ Chúng tôi BCCGroup - Tư vấn pháp luật Ngàn và Cộng Sự là một đơn vị chuyên nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ: liên quan đến pháp lý thành lập công ty, pháp lý doanh nghiệp tại TP.HCM: uy tín, giá rẻ, nhanh chóng, trọn gói từ A-Z => nhanh nhất và đúng quy định của pháp luật: Doanh nghiệp, Thuế, kế toán, Luật Dân sự, Luật Hình sự và các quy định của Pháp luật có liên quan. Giúp quý vị an tâm trên con đường khởi nghiệp kinh doanh.

PHƯƠNG CHÂM 8 CHỮ: "Chuyên Nghiệp - Nhanh Chóng - Chính Xác - Uy Tín"

TINH THẦN LÀM VIỆC "5T" : "Thành tâm - Thành thật - Thương lượng - Tri ân - Trí tuệ"

"HÃY LIÊN LẠC CHO CHÚNG TÔI HÔM NAY ĐỂ PHÁT TRIỂN NGÀY MAI CHO BẠN"

"NƠI NIỀM TIN và GIÁ TRỊ ĐƯỢC ẤN ĐỊNH"

Đem lại giá trị thiết thực

cho đối tác, khách hàng và xã hội.

✅

Các Dịch vụ Pháp lý của Ngàn và Cộng sự 

CÁC DỊCH VỤ PHÁP LÝ VÀ LUẬT SƯ CỦA NGÀN VÀ CỘNG SỰ:

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

BCC Group - Ngàn và Cộng sự - Chuyên gia trong lĩnh vực pháp lý và pháp luật

Địa chỉ: 25/1C Nguyễn Hậu, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP. HCM

Phone: (028) 6274 3959

Hotline: 0916 557 868 - 0913 627 113

Website: http://bccgroup.vn

Email: [email protected]