Để việc tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp được pháp luật công nhận và ghi nhận chính thức trên hệ thống quản lý nhà nước, bước quan trọng nhất là thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh (ĐKKD). Và yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của thủ tục này chính là bộ hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh đầy đủ và hợp lệ. Việc chuẩn bị sai hoặc thiếu giấy tờ không chỉ gây mất thời gian mà còn có thể dẫn đến việc thủ tục không được chấp thuận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về các thành phần bắt buộc và những điểm cần lưu ý khi chuẩn bị bộ hồ sơ quan trọng này theo quy định mới nhất năm 2025.

1. Tại sao Hồ sơ Đăng ký Tạm ngừng kinh doanh lại Quan trọng?

Bộ hồ sơ không đơn thuần là tập hợp các giấy tờ. Trong quy trình đăng ký tạm ngừng, nó đóng vai trò then chốt:

• Cơ sở pháp lý để Cơ quan ĐKKD thụ lý: Đây là căn cứ duy nhất để Phòng ĐKKD tiếp nhận, xem xét và xử lý yêu cầu đăng ký tạm ngừng của doanh nghiệp. Hồ sơ không hợp lệ sẽ bị từ chối ngay từ đầu.
• Chứng minh Quyết định Hợp pháp của Doanh nghiệp: Các văn bản như Quyết định/Nghị quyết, Biên bản họp thể hiện rằng việc tạm ngừng là ý chí chính thức, được thông qua đúng thẩm quyền và trình tự nội bộ theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty, chứ không phải quyết định tự phát.
• Công cụ Thông báo Chính thức: Thông báo tạm ngừng kinh doanh theo mẫu quy định là văn bản pháp lý chính thức mà doanh nghiệp sử dụng để thông tin đến cơ quan nhà nước về việc thay đổi trạng thái hoạt động của mình.
• Nền tảng Cập nhật Dữ liệu Quốc gia: Dựa trên hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD mới có cơ sở để cập nhật trạng thái "Tạm ngừng kinh doanh" lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đảm bảo tính công khai, minh bạch.
• Phòng ngừa Vi phạm và Chế tài: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được các vi phạm về thủ tục đăng ký kinh doanh và các khoản phạt liên quan.

Do đó, việc đầu tư thời gian và sự cẩn trọng để chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh hoàn chỉnh là điều cần thiết.

2. Thành phần Bắt buộc trong Hồ sơ Đăng ký Tạm ngừng kinh doanh

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bộ hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh mà doanh nghiệp cần nộp cho Phòng ĐKKD bao gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh/hoạt động chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh:

• Bắt buộc: Đây là giấy tờ không thể thiếu, là văn bản chính để thực hiện việc đăng ký.
• Mẫu: Phải sử dụng đúng Mẫu tại Phụ lục II-19 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Tuyệt đối không dùng mẫu cũ hoặc tự soạn thảo.
• Nội dung chính: Kê khai đầy đủ và chính xác thông tin doanh nghiệp (tên, mã số, địa chỉ), thời gian đăng ký tạm ngừng (ngày bắt đầu, ngày kết thúc – tối đa 1 năm), lý do (nếu có).
• Người ký: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của doanh nghiệp.

2. Quyết định/Nghị quyết của Cơ quan có thẩm quyền trong Doanh nghiệp về việc Tạm ngừng kinh doanh:

• Bắt buộc: Chứng minh quyết định tạm ngừng đã được thông qua hợp lệ trong nội bộ doanh nghiệp.
• Thẩm quyền ban hành:
  • Công ty TNHH một thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
  • Công ty TNHH hai thành viên trở lên / Công ty hợp danh: Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên.
  • Công ty Cổ phần: Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị.
• Hình thức: Nộp bản chính có chữ ký của người có thẩm quyền.

3. Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị:

• Bắt buộc đối với: Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty hợp danh, Công ty Cổ phần.
• Mục đích: Đi kèm với Quyết định/Nghị quyết, chứng minh quá trình thảo luận và biểu quyết thông qua việc tạm ngừng đã diễn ra đúng trình tự.
• Hình thức: Bản sao có công chứng hoặc bản sao do doanh nghiệp tự xác nhận (đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai và dấu xác nhận sao y bản chính của doanh nghiệp).

4. Văn bản ủy quyền (Nếu người nộp hồ sơ không phải là Người đại diện theo pháp luật):

• Trường hợp cần: Khi người đại diện theo pháp luật không trực tiếp đi nộp hồ sơ mà nhờ người khác (nhân viên, đơn vị dịch vụ).
• Yêu cầu: Nêu rõ thông tin các bên và nội dung ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký tạm ngừng. Kèm theo bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.

Đây là những thành phần cốt yếu tạo nên bộ hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh hợp lệ. Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này là bước nền tảng cho thủ tục đăng ký tạm ngừng kinh doanh thành công.

3. Hướng dẫn Chuẩn bị Hồ sơ Đăng ký Tạm ngừng kinh doanh Chính xác

Để đảm bảo bộ hồ sơ được Phòng ĐKKD chấp thuận ngay lần đầu, bạn cần lưu ý các điểm sau khi chuẩn bị:

• Sử dụng Đúng Mẫu Thông báo: Luôn tải mẫu Phụ lục II-19 mới nhất từ các nguồn đáng tin cậy (ví dụ: Cổng thông tin quốc gia về ĐKDN, website Sở KH&ĐT hoặc các công ty tư vấn luật uy tín).
• Kê khai Thông tin Đầy đủ và Thống nhất:
  • Tất cả thông tin trên Thông báo (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện) phải khớp 100% với thông tin trên GCNĐKDN hiện hành.
  • Thời gian tạm ngừng phải rõ ràng, không quá 1 năm.
  • Thông tin trên Quyết định/Nghị quyết/Biên bản họp phải nhất quán với Thông báo.
• Đảm bảo Tính Pháp lý của Giấy tờ:
  • Chữ ký trên Thông báo phải là của người đại diện theo pháp luật đã đăng ký.
  • Chữ ký trên Quyết định/Nghị quyết/Biên bản họp phải là của người có thẩm quyền theo Điều lệ.
  • Con dấu phải được đóng đúng vị trí, rõ nét.
  • Biên bản họp (nếu có) phải thể hiện đúng trình tự, thủ tục họp theo quy định.
• Kiểm tra Kỹ Địa chỉ (Lưu ý NQ 60-NQ/TW):
  • Kể từ sau ngày 12/4/2025, Nghị quyết 60-NQ/TW về sáp nhập đơn vị hành chính đã có hiệu lực. Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra xem địa chỉ trụ sở mình có thay đổi tên quận/huyện, phường/xã hay không.
  • Địa chỉ ghi trong hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh phải là địa chỉ theo tên đơn vị hành chính mới nhất. Nếu GCNĐKDN của bạn vẫn ghi địa chỉ cũ, bạn nên thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ trước, hoặc ít nhất phải ghi địa chỉ mới vào hồ sơ tạm ngừng và có thể cần giải trình với Phòng ĐKKD. Việc này rất quan trọng để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và thông tin được cập nhật chính xác trên hệ thống quốc gia.
• Chuẩn bị Đủ Số lượng Bản: Nên làm ít nhất 02 bộ hồ sơ (01 bộ nộp, 01 bộ lưu). Nếu nộp online, cần chuẩn bị file scan rõ nét của tất cả các giấy tờ đã ký, đóng dấu.

Sự kỹ lưỡng trong khâu chuẩn bị hồ sơ là chìa khóa để cách đăng ký tạm ngừng kinh doanh diễn ra thuận lợi.

4. BCC Group - Hỗ trợ Chuẩn bị Hồ sơ Đăng ký Tạm ngừng kinh doanh Chuyên nghiệp

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nhiều quy định chi tiết. Để tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ được chấp thuận nhanh chóng, việc tìm đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý là một giải pháp hiệu quả.

✅ BCCGROUP®- VP TƯ VẤN PHÁP LUẬT NGÀN và CỘNG SỰ CHUYÊN: Thành lập công ty, Thay đổi giấy phép kinh doanh; thành lập công ty nước ngoài, xin giấy chứng nhận đầu tư và làm giấy phép kinh doanh; Dịch vụ giải thể công ty, doanh nghiệp, Đăng ký bảo hộ thương hiệu, nhãn hiệu, logo. Dịch vụ kế toán, dịch vụ kê khai thuế, kiểm toán. Dịch vụ hành chính công Toàn Quốc 63 Tỉnh/thành trên cả nước và các Dịch vụ Luật sư => Chúng tôi giúp bạn có định hướng đứng vững trên bước đường lập nghiệp, để thành công.

✅ Chúng tôi là các luật sư, luật gia thuộc đoàn luật sư Thành phố Hồ Chí Minh, các chuyên gia hàng đầu Của các Trường ĐH Luật TP.HCM. Kinh tế, Thuế, Toà Án ... am hiểu sâu trong lĩnh vực tài chính, kế toán thuế, pháp lý, pháp luật …vv

✅ Chúng tôi BCCGroup - Tư vấn pháp luật Ngàn và Cộng Sự là một đơn vị chuyên nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ: liên quan đến pháp lý thành lập công ty, pháp lý doanh nghiệp tại TP.HCM: uy tín, giá rẻ, nhanh chóng, trọn gói từ A-Z => nhanh nhất và đúng quy định của pháp luật: Doanh nghiệp, Thuế, kế toán, Luật Dân sự, Luật Hình sự và các quy định của Pháp luật có liên quan. Giúp quý vị an tâm trên con đường khởi nghiệp kinh doanh.

PHƯƠNG CHÂM 8 CHỮ: "Chuyên Nghiệp - Nhanh Chóng - Chính Xác - Uy Tín"

TINH THẦN LÀM VIỆC "5T" : "Thành tâm - Thành thật - Thương lượng - Tri ân - Trí tuệ"

"HÃY LIÊN LẠC CHO CHÚNG TÔI HÔM NAY ĐỂ PHÁT TRIỂN NGÀY MAI CHO BẠN"

"NƠI NIỀM TIN và GIÁ TRỊ ĐƯỢC ẤN ĐỊNH"

Đem lại giá trị thiết thực

cho đối tác, khách hàng và xã hội.

✅

Các Dịch vụ Pháp lý của Ngàn và Cộng sự 

CÁC DỊCH VỤ PHÁP LÝ VÀ LUẬT SƯ CỦA NGÀN VÀ CỘNG SỰ:

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí:

BCC Group - Ngàn và Cộng sự - Chuyên gia trong lĩnh vực pháp lý và pháp luật

Địa chỉ: 25/1C Nguyễn Hậu, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP. HCM

Phone: (028) 6274 3959

Hotline: 0916 557 868 - 0913 627 113

Website: http://bccgroup.vn

Email: [email protected]